Déclaration de confidentialité mondiale d’ISS

On entend par données personnelles toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« data subject ») comme son nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique. 

Des catégories spéciales de données personnelles sont utilisées pour décrire un sous-ensemble de données personnelles, considérées comme plus sensibles, et pouvant inclure des informations comme la race, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, des informations sur la santé et des adhésions à des syndicats. 

Nous collectons des données personnelles sur nos salariés, salariés potentiels (c’est-à-dire candidats, demandeurs d’emploi), clients, fournisseurs, représentants de clients et de fournisseurs, investisseurs/actionnaires, autres actionnaires et utilisateurs de nos sites Web. En ce qui concerne la collecte des données personnelles entrant dans le cadre de notre système de signalement (« Speak-Up System »), reportez-vous spécifiquement à la Section 3 de la présente Déclaration de confidentialité. 

Les types de données personnelles que nous pouvons vous demander comprennent, notamment, les coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail), informations liées aux affaires, photos, vidéos et documents d’identification.  

Nous collectons vos données personnelles pour les fins suivantes : 

• Gestion des talents (par exemple, identification des candidats potentiels, recrutement et évolution des salariés, etc.) 
• Administration (par exemple, administration du personnel, maintenance des registres d’actionnaires, etc.) 
• Communication (par exemple, avec les investisseurs/actionnaires, clients actuels et potentiels, autres actionnaires, etc.) 
• Fourniture de nos services (par exemple, pour faciliter les transactions ; analyser et optimiser les opérations ; promouvoir nos offres ; gérer les réclamations, gérer les relations contractuelles, etc.) 
• Achats de services et de produits (par exemple, pour faciliter les transactions ; analyser les marchés ; analyser et optimiser notre chaîne d’approvisionnement, gérer les relations contractuelles, etc.) 
• Surveillance de l’utilisation de nos systèmes et des sites Web (par exemple, garantir l’utilisation sécurisée et conforme, analyser et personnaliser l’expérience utilisateur, etc.) 

Notre traitement de vos données personnelles aux fins susmentionnées repose sur notre intérêt légitime, notamment nos intérêts légitimes à attirer, sélectionner et gérer des salariés ; fournir une communication crédible et pertinente, et développer notre activité. Nous pouvons également traiter vos données personnelles de manière à respecter les exigences législatives et réglementaires. Dans certaines situations, nous pouvons aussi traiter vos données personnelles avec votre consentement.  

Nous conservons le droit de refuser potentiellement des informations ou services si nous ne sommes pas en mesure de vous identifier en fonction des informations fournies. Par conséquent, même si vous êtes en droit de ne pas nous fournir les informations demandées, cela peut limiter notre capacité à vous aider ou à répondre à vos demandes.

Conformément aux valeurs et au Code de conduite d’ISS, l’intégrité professionnelle d’ISS n’est pas négociable.  Nous nous engageons à mener nos activités dans le respect de la loi et de standards éthiques élevés. Nous avons donc mis en place un système de signalement appelé « Speak Up », dans le cadre duquel nous pouvons aussi traiter vos données personnelles. Reportez-vous à notre Speak Up Policy à l’adresse suivante https://www.be.issworld.com/fr-be/about/contact/speak-up pour plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles dans ce cadre, notamment les informations sur les types de données personnelles traitées, la finalité du traitement, les droits des personnes concernées, etc. 

Généralement, nous collectons les données personnelles directement auprès de vous (à moins que vous ne donniez votre accord pour que nous les obtenions auprès de tiers). Nous collectons les données personnelles que vous nous donnez quand vous utilisez notre site Web, sur nos réseaux sociaux, lors d’appels téléphoniques avec nos représentants, quand nous fournissons et gérons des services pour vous et sur des formulaires ou autres correspondances que vous adressez. 

Si nous recevons des données personnelles à votre sujet que nous n’avons pas demandées, et qui ne sont pas pertinentes pour les activités de traitement en question, nous supprimerons ou rendrons anonymes définitivement les données, à moins que la loi ne le prévoit autrement. 

Lorsque vous consultez notre site Web et acceptez l’utilisation des cookies, un cookie est enregistré sur votre appareil. Il s’agit d’un petit fichier d’information stocké sur votre disque dur et qui nous indique que votre appareil a accédé à notre site Web. Le cookie ne permettra pas de vous identifier directement. Si vous ne voulez pas que nous utilisions des cookies, vous pouvez paramétrer votre navigateur pour qu’il les refuse. Si vous acceptez notre utilisation des cookies sur notre site Web, nous traiterons vos informations personnelles concernant la manière dont vous utilisez notre site Web. Nous utilisons les cookies pour collecter des données à partir de notre site Web aux fins, et selon notre intérêt légitime, de nous aider à comprendre quelles sont nos pages les plus populaires et quels sont les heures de pics d’utilisation, ainsi que d’autres informations sur les adresses IP (Internet Protocol), les adresses de sites Web référents, les journaux d’activité des applications et les journaux d’erreur qui nous aident à améliorer le contenu et faciliter la navigation sur notre site Web. 

ISS utilise Google Analytics ou des outils similaires pour obtenir des informations sur les tendances au sujet des interactions des utilisateurs avec notre site Web, à des fins d’administration du système et pour identifier les problèmes et améliorer le site Web. Google Analytics utilise des cookies tiers pour signaler les interactions des visiteurs. Ces cookies servent à enregistrer des informations, comme l’heure à laquelle s’est produite la visite, si le visiteur a été vu sur le site auparavant, et depuis quel site le visiteur est arrivé à la page Web. Pour plus d’informations sur Google Analytics, et pour obtenir les liens vers la Politique de confidentialité de Google et un outil de désinscription pour Google Analytics, rendez-vous sur la page https://support.google.com/analytics et passez en revue la section Sécurité et confidentialité des données.   

Aucun cookie contrôlé par ISS ne sera enregistré sur votre appareil sans votre accord. Il y a une exception à cette règle : les cookies nécessaires aux fonctions de base du site. Vous pouvez choisir un réglage dans le navigateur qui permet de stocker les cookies à condition d’avoir donné votre accord. Si vous ne voulez accepter que les cookies d’ISS mais pas ceux de nos prestataires de service et partenaires, vous pouvez sélectionner l’option « Bloquer les cookies tiers » dans votre navigateur. Généralement, il y aura un affichage via la fonction Aide dans la liste de menu du navigateur vous indiquant comment rejeter les nouveaux cookies et désactiver ceux qui ont déjà été reçus. Vous trouverez des instructions détaillées sur la procédure à suivre pour supprimer les cookies ici : 

Suppression des cookies dans Internet Explorer 
Suppression des cookies dans Google Chrome 
Suppression des cookies dans Safari 
Suppression des cookies dans Mozilla Firefox 

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites tiers. Notez que les conditions de la présente Déclaration de confidentialité mondiale d’ISS ne s’appliquent pas aux sites Web externes. Si vous voulez en savoir plus sur la manière dont un tiers traite vos données personnelles, vous devez contacter ce tiers et faire référence à sa déclaration de confidentialité. 

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers, pour n’importe quelle fin mentionnée à la section 2 ci-dessus. Ces tiers incluent : D’autres personnes morales, agents, conseillers extérieurs, nos prestataires de service et sous-traitants externes (notamment tout fournisseur de messagerie, service commercial ou d’assistance), organismes gouvernementaux dont les autorités légales, réglementaires et de résolution de litiges (ou tout autre organisme envers lequel la divulgation est requise par la loi ou une ordonnance d’un tribunal) et toute autre personne ou organisme envers lequel la divulgation est autorisée par vous. 

Lorsque nous divulguons vos données personnelles à un tiers qui traite des données personnelles en notre nom, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que ces tiers mettront en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adéquates et qu’ils sont tenus par des obligations légales et de confidentialité au sujet de la protection de vos données personnelles. La divulgation potentielle de vos données personnelles se fait conformément aux exigences légales. Cela signifie que ce traitement est protégé par des accords sur le traitement des données afin de s’assurer que les données personnelles ne sont pas traitées à d’autres fins que celles clairement indiquées, et veiller à ce que nos tierces parties respectent des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos données personnelles.

Nous ne divulguerons pas vos données personnelles à des organisations tierces situées hors du pays dans lequel nous avons reçu vos informations (le cas échéant) sans votre consentement écrit préalable, sauf selon ce qui est indiqué ci-dessous ou dans les cas où la divulgation est autrement autorisée ou requise par la loi ou par une ordonnance d’un tribunal. 

Nous pouvons transférer vos données personnelles au sein du groupe ISS, ainsi qu’à nos opérations ou sous-traitants situés hors de l’UE/EEE. Toutefois, ce type de transfert ne modifie pas notre engagement à protéger vos données personnelles dans le cadre de la présente Déclaration de confidentialité. 

Si vos données personnelles sont transférées hors de l’UE/EEE, ISS garantit un niveau adéquat de sécurité en les transférant vers des pays approuvés par la Commission européenne comme ayant un niveau adéquat de protection, ou en signant un contrat correctement rédigé entre ISS et l’organisme hors UE/EEE qui reçoit les données. 

ISS peut utiliser vos données personnelles pour vous fournir des informations sur nos services et produits, ou ceux fournis par des tiers, selon ce qui semble vous correspondre. Avec votre consentement spécifique, nous pouvons fournir vos données personnelles à des organisations tierces à des fins spécifiques de marketing.

En fonction de la nature de notre relation commerciale, nous pouvons vous présenter comme une référence lors de la promotion de nos activités auprès d’autres personnes. Dans ces cas, nous vous demanderons votre accord explicite et ne divulguerons vos données personnelles que dans la mesure où nous avons votre accord.

Vous pouvez nous demander à tout moment de ne pas vous contacter au sujet de produits ou de services, et de ne pas divulguer vos données à d’autres personnes à cette fin en nous contactant ou, le cas échéant, en cliquant sur le bouton « Se désinscrire » dans nos e-mails promotionnels.

Nous conservons vos données personnelles dans des fichiers et dossier papier et/ou électroniques. Nous avons mis en place des mesures respectant la légalité, pour protéger les données personnelles que nous traitons contre les utilisations abusives, interférences, pertes, accès non autorisés, modifications ou divulgations. ISS a mis en place un certain nombre de mesures de sécurité pratique. Cela comprend un ensemble de systèmes et de mesures de sécurité en communication, ainsi que le stockage sécurisé de documents papier et l’utilisation d’un système de chiffrement. En plus, l’accès à vos données personnelles sera restreint à ceux qui demandent l’accès dans un objectif cerné et identifié. 

Nous ne conservons vos données personnelles que pendant le temps nécessaire pour l’objectif pour lequel nous traitons les données, et conformément à notre standard de groupe sur la rétention et la suppression. 

Si vous êtes un salarié d’ISS, nous conserverons vos données personnelles pendant une période pouvant aller jusqu’à cinq (5) ans après la fin de la relation professionnelle, ou pour des durées plus longues si le droit local applicable l’impose. 

Si vous êtes candidat à un poste, nous conserverons vos données personnelles à des fins de recrutement futur, avec votre accord. En cas de litige potentiel en lien avec le processus de recrutement, vos données personnelles peuvent être conservées jusqu’à six (6) mois après la finalisation du processus de recrutement. 

Si vous êtes un investisseur ou un actionnaire, nous conserverons vos données personnelles tant que vous le resterez et, si cela est pertinent pour certains documents d’entreprise spécifiques, tant qu’ISS existe en tant qu’entreprise. 

Si vos données personnelles font partie des dossiers financiers, nous conserverons en général vos données personnelles pendant une durée de cinq (5) ans à partir de la fin de l’exercice fiscal en lien avec les dossiers en question, ou plus longtemps si les règles en vigueur l’exigent. 

Si vous avez accepté de recevoir du marketing direct par voie électronique, nous sommes dans l’obligation de conserver vos données personnelles jusqu’à deux (2) ans après que vous ayez retiré votre consentement afin de documenter la conformité avec les règles applicables sur les courriers indésirables. 

Si vous êtes un utilisateur de nos sites Web, reportez-vous à la durée de conservation des cookies ci-dessus. 

Si vous êtes un client ou fournisseur actuel ou potentiel, nous conserverons en général vos données personnelles pendant une période de cinq (5) ans après notre dernière interaction avec vous. 

Nous prenons des mesures réfléchies pour supprimer ou rendre anonyme de manière permanente toutes les données personnelles rendues inutilisables, conformément à la présente Déclaration de confidentialité. 

Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que vous pouvez exercer vos droits en matière de protection des données. Sauf mention contraire dans la législation spécifique sur la protection des données, vous disposez des droits suivants : 

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et d’en obtenir une copie. Vous bénéficiez également d’un droit de rectification des données personnelles que nous traitons et d’un droit de suppression. Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, y compris notre traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, ou nous demander de restreindre notre traitement. De plus, vous pouvez dans certains cas demander à obtenir une copie de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre contrôleur (portabilité des données). Si le traitement de vos données personnelles se fonde uniquement sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Notez que cela n’affecte pas notre traitement de vos données personnelles avant le retrait de votre consentement. 

Pour toute question sur la présente Déclaration de confidentialité, ou si vous voulez exercer vos droits en matière de protection des données, contactez par écrit : 

• notre Group Data Protection Officer
  • Adresse : Group Data Protection Officer, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark 
  • E-mail : dpo@group.issworld.com

• notre BeLux Data Protection Committee
  • Adresse :  BeLux Data Protection Committee, ISS Facility Services SA, Leuvensesteenweg 248C, 1800 Vilvoorde, Belgique
  • E-mail :  dataprotection@be.issworld.com et dataprotection@lu.issworld.com

Vous ne serez pas facturé pour l’exercice de vos droits en matière de protection des données. Cela dit, vous pouvez être facturé pour obtenir des copies supplémentaires de vos données personnelles conformément à la loi applicable sur la protection des données. 

Avant de répondre à une demande, nous devons confirmer l’identité de la personne concernée qui demande à avoir accès aux données. Ainsi, une demande de la personne concernée doit être accompagnée des informations nécessaires pour qu’ISS vous identifie et traite votre demande. Le cas échéant, nous prendrons les mesures raisonnables pour nous assurer que les données personnelles soient corrigées ou supprimées, nous vous informerons de la correction/suppression, et informerons également tout autre destinataire des données personnelles quand nous devons le faire, conformément aux réglementations applicables sur la protection des données. 

Il peut y avoir des situations où nous devons refuser une demande de correction ou de suppression. Dans ces cas, vous pouvez demander à ce que nous incluions une déclaration avec les données personnelles que vous vouliez corriger ou supprimer. 

Nous traiterons votre demande et y répondrons dans les plus brefs délais et, dans tous les cas, dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande, sauf si nous avons le droit de prolonger la période de réponse conformément aux lois applicables à la protection des données. En cas de prolongement, nous vous en informerons et vous indiquerons les raisons du délai. Si nous ne pouvons pas répondre à votre demande, vous recevrez une explication écrite sur le motif, ainsi que les détails des options à votre disposition s vous n’êtes pas satisfait de notre réponse. 

Vous pouvez nous contacter anonymement. Toutefois, dans ce cas, notre aptitude à vous fournir les services ou informations que vous demandez est limitée.

Si vous voulez déposer une réclamation concernant notre traitement de vos données personnelles, contactez

• notre BeLux Data Protection Committee
  • Adresse :  BeLux Data Protection Committee, ISS Facility Services SA, Leuvensesteenweg 248C, 1800 Vilvoorde, Belgique
  • E-mail : dataprotection@be.issworld.com et dataprotection@lu.issworld.com

Vous pouvez aussi contacter notre Responsable de la protection des données : 

• notre Group Data Protection Officer
  • Adresse : Group Data Protection Officer, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark 
  • E-mail : dpo@group.issworld.com

Nous nous efforcerons de répondre à votre réclamation dans les plus brefs délais. Si vous n’êtes pas satisfait du résultat de votre réclamation, vous pouvez la transmettre à : 

Pour la Belgique :

Autorité de protection des données
 Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Adresse : Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
Website: www.autoriteprotectiondonnees.be

Pour le Luxembourg :

Commission Nationale pour la protection des données
Tél.: (+352) 26 10 60 -1
Adresse: 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg
Website : https://cnpd.public.lu/

Pour plus d’informations sur la confidentialité en général, vous pouvez consulter le site Web de l’Autorité de protection des données belge à l’adresse suivante : www.autoriteprotectiondonnees.be ou la Commission nationale pour la protection des données luxembourgeoise à l’adresse suivante : https://cnpd.public.lu.

De temps à autre, nous pouvons revoir, modifier ou réviser notre Déclaration de confidentialité et la manière dont nous traitons les données personnelles. Nous publierons la Déclaration de confidentialité mise à jour sur notre site Web à l’adresse suivante https://www.be.issworld.com/ et https://www.lu.issworld.com/. Toute condition révisée prendra effet à compter de la date de publication. 

Download the files related to the ISS BCR policy here.

• ISS BCR policy
• ISS BCR – Appendix 1 (Standard on the data subject’s rights of access)
• ISS BCR – Appendix 2 (Audit Standard)
• ISS BCR – Appendix 3 (Complaint Handling Procedure)
• ISS BCR – Appendix 4 (Co-operation Procedure)
• ISS BCR – Appendix 5 (Updating Procedure)